Réunion à distance, préparation visioconférence, animation réunion à distance
L’arrivée du web 2.0 et l’évolution technologique des systèmes de communication ont permis le développement de nouveaux systèmes de conférence multimédia. Ainsi la distance n’apparaît plus comme une contrainte pour les entreprises qui disposent de collaborateurs et de clients éloignés géographiquement. En effet, il existe aujourd’hui de nombreux dispositifs de réunion à distance tels que la visioconférence, qui permet de voir, entendre, partager des informations et des documents avec des interlocuteurs éloignés géographiquement. Cependant la visioconférence en entreprise ainsi que les autres procédés de réunion à distance doivent être préparés un minimum, pour que ce types de réunions soient productives. Focus aujourd’hui sur la liste des prérogatives à respecter pour la réussite d’une réunion à distance.
Préparation de la réunion
- Afin d’optimiser au maximum la réussite d’une réunion à distance il est important de la préparer de manière à ne perdre le temps économisé sur le transport.
- Délimiter le sujet du jour et définir clairement les objectifs ainsi que les actions à entreprendre.
- S’assurer du bon fonctionnement des équipements et informer les participants sur le mode d’emploi.
En plus de la réunion la préparation des participants à toute son importance.
Préparation des participants
- Il est important de veiller à ce que les collaborateurs remettent leur rapport en amont de la réunion.
- L’envoi aux participants de l’ordre du jour avec les informations (durée, objectifs, résultats attendus, participants) est également indispensable.
Enfin pour que la réunion soit productive il est nécessaire qu’elle soit gérée par un animateur.
Animer la réunion
- L’animateur doit réguler la discussion et établir des règles pour favoriser le travail collaboratif.
- Il a également pour rôle de rappeler l’ordre du jour, les objectifs ainsi que les contributions attendues de chaque participants.
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