Dans une entreprise, on préfère toujours rester concentré sur l’opérationnel et l’activité propre de l’entreprise plutôt que sur toutes les tâches administratives qui prennent toujours trop de temps. Pour cela, il faut savoir s’organiser et se munir du bon matériel pour éviter tout contretemps et tout problème. Découvrez quelques conseils pour faciliter la gestion de l’administratif en entreprise.
L’organisation, clé de la sécurité et de l’efficacité
L’organisation du service administratif est la clé du bon fonctionnement du reste de l’entreprise. En effet, lorsque les factures sont payées et que l’entreprise est elle-même payée à temps, alors l’activité peut se poursuivre sans encombre. Il en est de même pour la comptabilité qui doit être parfaite et prête à être présentée en cas de contrôle ou tout simplement pour une bonne collaboration avec l’expert-comptable. Pour cela, il est conseillé de prendre le temps de mettre une place une organisation sans faille et de faire l’effort de s’y tenir pour ensuite gagner du temps de gestion. Mettez en place des dossiers, classeurs, bien nommés et libellés pour y voir clair. Triez et classez dès que possible pour clarifier les bureaux et permettre une recherche efficace. Sachez qu’il est recommandé de conserver toutes pièces justificatives et documents comptables pendant une durée de 10 ans, il faut donc savoir organiser les documents pour les retrouver facilement.
Le stock de fournitures pour plus de fluidité
Pour que l’organisation sans faille que vous avez mis en place fonctionne, il faut toujours avoir le bon stock de fournitures de bureau. En effet, si vous n’avez plus de timbres pour envoyer les documents ou plus de classeur ou trieur pour poursuivre le classement de vos papiers administratifs, votre organisation va en pâtir et vous perdrez du temps. Pensez donc à toujours gérer vos commandes de fournitures comme les cartouches d’encre Trodat pour vos imprimantes, les fournitures quotidiennes comme les stylos, tampons encreurs ou encore Post-It. Il en va de même pour les classeur et dossiers ainsi que les petits objets comme les agrafes, trombones, etc.
