Les chefs d’entreprise sont constamment à la recherche de solutions permettant de développer la productivité de leurs établissements. Actuellement, la dématérialisation suscite l’intérêt de plus en plus d’entrepreneurs. Cette transformation numérique présente de nombreux avantages. Voici les principales informations à connaitre à ce sujet.
La dématérialisation : une solution pour gagner en compétitivité
La dématérialisation consiste à abandonner le support papier pour privilégier l’utilisation des documents numérisés. Ce changement vise à développer les performances de l’enseigne. Cela permet d’accélérer plusieurs processus en entreprise.
Les solutions dématérialisées ouvrent de nombreuses possibilités aux entrepreneurs. Elles permettent par exemple d’instaurer un système de reporting fiable assurant un meilleur encadrement du personnel. Pour le service RH, la dématérialisation des bulletins de paie évite de longues préparations et il ne sera plus nécessaire d’imprimer les fiches une par une. Au sein du département financier, les factures, les bons de commande et les notes de frais pourront être archivés plus facilement à l’aide de cette technologie. Le comptable ou le dirigeant sera en mesure d’effectuer des contrôles inopinés. Les justificatifs de dépense seront toujours à portée de main.
Cette transformation favorise aussi la mobilité du personnel. Les agents qui partent en voyage d’affaires pourront transmettre un exemplaire d’un contrat en cours de négociation dans les plus brefs délais. Le comité de direction se tiendra informé sur le déroulement d’une rencontre avec un client important.
Aujourd’hui, toutes les sociétés ont intérêt à se doter d’une solution de dématérialisation pour réduire les coûts et les délais de traitement. La structure sera bien plus compétitive grâce à sa réactivité accrue et à sa qualité de service irréprochable.
Quelques conseils pour dématérialiser les processus de gestion
Mettre en place une gestion dématérialisée n’est pas aussi simple qu’on le pense. Mal maitrisée, cette transformation risque de perturber le personnel. L’utilisation de nouveaux outils nécessitera toujours un certain temps d’adaptation. Afin d’éviter une baisse de productivité, il est conseillé de procéder de manière progressive.
Pour prévenir toute perte de vitesse, il vaut mieux se focaliser sur le service comptabilité. La dématérialisation des notes de frais permet déjà d’accélérer le remboursement des dépenses supportées par les salariés. La numérisation des factures facilitera la tenue d’audits.
L’usage des documents numérisés aidera aussi les responsables RH à encadrer les employés. Les demandes de congés seront soigneusement consignées et il sera même possible de dresser un bilan de manière automatique.
Quel que soit l’objectif de l’établissement, il faudra dénicher un outil approprié. Aujourd’hui, les chefs d’entreprise peuvent solliciter des éditeurs spécialisés. Les solutions proposées sont très variées et répondent à des besoins particuliers. Les intéressés ont la possibilité de demander un logiciel sur mesure. Dans tous les cas, il faut se procurer un utilitaire qui va garantir plus de sécurité pour les documents.
