Mettre en place l’organisation d’un événement d’entreprise, ce n’est pas seulement louer une salle et appeler un traiteur. Pour que votre soirée évènementielle soit réellement efficace, une réflexion et une préparation sont indispensables. Comment réussir à organiser un événement professionnel ? Quels sont les 5 points essentiels à retenir ? Suivez le guide.
1) Déterminer le public cible
S’agit-il d’un événement interne ou externe ? Voulez-vous inviter vos collaborateurs ou des prospects potentiels ? Un ciblage fin devra être fait en amont car cela déterminera toute la préparation de l’événement, de la logistique au thème en passant par les moyens à mettre en oeuvre.
2) Définir l’objectif
Organiser un événement reste avant tout une opération de communication qui doit avoir un but défini. La communication évènementielle recouvre en effet de nombreuses possibilités, du spectacle au salon, en passant par les séminaires ou les cocktails. Souhaitez-vous promouvoir un nouveau produit ou projet ? S’agit-il de motiver vos collaborateurs ou d’inciter aux rencontres ? Souhaitez-vous créer un événement sous forme de remerciement ? Un brainstorming entre la direction et le service communication vous permettra d’y voir plus clair et de ne pas faire fausse route.
3) Choisir un lieu
Le choix du lieu, contrairement à ce que l’on pourrait croire, doit se faire dès que le thème de l’événement a été défini. La location de votre salle de réception à Paris est l’un des garants du bon déroulement de votre soirée, au même titre que l’accueil physique et le choix de la meilleure tranche horaire.
4) Anticiper le budget et la logistique
Il est temps de vous occuper de tous les prestataires essentiels, en fonction du budget alloué. Le traiteur, la régie son et lumières, les hôtesses d’accueil devront être rapidement bookés pour ne pas vous retrouver dans une situation difficile au dernier moment. Si vous faites déjà appel à une société externe pour l’accueil de votre entreprise, vous pouvez tout à fait voir si l’agence propose également une prestation ponctuelle de mise à disposition d’hôtesses d’accueil spécialisées dans l’événementiel.
5) Promouvoir votre événement
Communiquez assez tôt sur votre évènement, pour permettre à vos collaborateurs d’être présents en nombre. Si le mail reste essentiel, les invitations papier, plus qualitatives, marquent bien mieux les esprits. Une relance au téléphone effectuée par votre accueil téléphonique permet d’obtenir rapidement la réponse de vos collaborateurs et de montrer votre enthousiasme : un bon point !
Notre conseil : préparez un véritable cahier des charges Comme tout projet de communication, pensez à mettre en place un cahier des charges, en listant les différentes choses à faire, sous la forme d’un rétroplanning. Dans la précipitation, il serait dommage d’oublier des tâches essentielles pour votre évènement d’entreprise !
