Chaque année, les entreprises réalisent et organisent une ou plusieurs conférences, que ce soit à destination de leur personnel, de leurs clients ou même de leurs partenaires commerciaux. Les avantages sont, en effet, certains. Cela permet de présenter de nouvelles lignes directrices de management au sein de son entreprise. Cela permet également de valoriser le travail d’équipe ainsi que de mettre en place de nouvelles techniques de travail. C’est aussi l’occasion de faire le bilan d’une année de travail ou même de divulguer de nouveaux objectifs d’entreprise. Pourtant, pour qu’une conférence soit réellement efficace, encore faut-il que celle-ci soit correctement organisée. Il s’agit en effet d’arrêter son planning, de définir les objectifs de la conférence en question, de louer un local, et bien d’autres encore. Mais alors, comment organiser une conférence ? On fait le point.
Fixer les objectifs de sa conférence
La première étape pour organiser efficacement une conférence est de fixer les objectifs que celle-ci doit atteindre. En effet, l’objectif à atteindre sera la ligne directrice de la conférence ou du séminaire. Toutes les activités réalisées au sein de celle-ci vous permettront d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Il s’agit alors de fixer avec précision ces objectifs. Ceux-ci peuvent être de plusieurs ordres différents. Il peut par exemple s’agir d’une réunion d’équipe dont l’objectif est de former les différents collaborateurs de son entreprise. La réunion peut également s’accompagner d’objectif d’ordre managérial, en mettant en place de nouvelles formes de travail au sein de l’entreprise et en encourageant le travail en équipe.
La conférence peut également être un formidable moyen pour présenter de nouveaux produits et de nouveaux services commercialisés par son entreprise. Finalement, une conférence peut avoir pour objectif de resserrer les liens avec ses clients et autres partenaires commerciaux.
Fixer les activités de sa conférence
Une conférence peut tout aussi bien se dérouler sur une après-midi ou sur plusieurs jours d’affilée. Quelle que soit la durée de la conférence, il est indispensable de fixer les activités qui s’y dérouleront. En effet, cela permet de donner un certain élan à sa conférence et de ne pas perdre les participants.
La conférence peut ainsi alterner des activités de présentation et des activités en équipe, en fonction de l’objectif du séminaire.
Il est impératif de ne pas oublier les temps morts. En effet, une conférence peut demander beaucoup d’attention de la part des participants. Il est alors indispensable de leur autoriser des moments de repos pour que leurs attentions ne vacillent pas.
Procéder à la location d’un local pour sa conférence
L’un des principaux éléments à prendre en compte lors de l’organisation de sa conférence est le choix du local. En effet, ce local déterminera, en partie, la forme que prend la conférence. Par exemple, le choix d’une salle de conférence apportera une forme plus institutionnelle à la conférence. Il en va de même de la location salle de réunion à Lyon.
À l’inverse, la location d’un rooftop, d’une salle au sein d’un restaurant ou d’un hôtel pour la réalisation d’un séminaire sur plusieurs jours contribuera à donner une dimension plus festive et plus reposante à la conférence.
Alimentation, boissons, traiteurs, etc.
L’alimentation est un élément indispensable à prendre en compte à l’heure d’organiser une conférence pour ses employés. En effet, si la conférence s’étale sur plusieurs, il sera particulièrement important de permettre aux invités de manger et de se désaltérer.
Plusieurs solutions permettent de répondre à cet impératif. Tout d’abord, il est possible de faire appel au service inclus par la salle de conférence ou les locaux ou vous avez prévu de réaliser votre conférence. En effet, la très grande majorité de ces espaces proposent également un service d’alimentation.
Sinon, il est possible d’avoir recours à un traiteur qui vous offrira un service clé en main. Les traiteurs peuvent ainsi proposer des menus parfaitement adaptés à la qualité et aux régimes de vos employés et de vos invités.
Finalement, il est parfois intéressant de s’adresser à des professionnels qui prennent en main l’organisation de la conférence de son début à la fin, comme c’est le cas de Cardinal Workside. Cela vous permet ainsi de vous focaliser sur la mise en place des objectifs de la réunion et sur les activités qui s’y dérouleront.
Ainsi, plusieurs éléments sont à prendre en compte à l’heure d’organiser une conférence. Il s’agira alors de réfléchir aux objectifs de la conférence, aux activités qui s’y dérouleront et aux éléments organisationnels relatifs à celle-ci, comme la location d’un local et le recours à un traiteur.
