Envoyer une facture signée par email à un client ou à un fournisseur, c’est possible ! Cela l’est d’autant plus que ce sera graduellement la norme à l’horizon 2026 en France avec la dématérialisation des documents. Découvrez les avantages de cette solution en termes d’efficacité commerciale.
La facturation dématérialisée : que dit la législation ?
Les administrations publiques montrent l’exemple en matière de facturation numérique et dématérialisation des documents. Depuis le 1er janvier 2020, elles ont en effet mis en place un passage à la facture électronique. La loi de finances de 2020 prévoit l’usage progressif de ce type de facturation au secteur privé, selon le calendrier suivant :
- 1er juillet 2024 : toutes les factures émises par les grandes entreprises doivent être dématérialisées.
- 1er janvier 2025 : l’obligation d’émission de factures électroniques exclusivement concernera aussi les entreprises de taille moyenne.
- 1er janvier 2026 : les PME devront obligatoirement suivre le mouvement. Cela signifie qu’à cette date, plus aucune facture ne sera produite et adressée sur papier.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
La facture électronique à de très nombreux avantages et peut être mis en place très facilement dès à présent. De cette manière, les processus concernés sont dématérialisés, automatisés, simplifiés et sécurisés. Le traitement des factures envoyées aux clients et reçues des fournisseurs est plus organisé et rapide. Vous maîtrisez et réduisez les délais de paiement, tout en diminuant les coûts. Les échanges avec vos partenaires commerciaux deviennent fluides. Enfin, vous pouvez gérer les éventuels litiges beaucoup plus rapidement et efficacement.
Quelle signature électronique choisir ?
L’on distingue généralement trois niveaux de signatures électroniques. C’est la signature avancée qui convient à l’officialisation d’une facture envoyée par internet. Dans ce cadre, seule une personne est habilitée à signer dans l’entreprise. Elle dispose pour ce faire d’une clé d’identification privée, qui garantit l’engagement du seing sur le document émis.
Quelle solution de gestion des factures choisir ?
Deux solutions complètes de gestion des factures électroniques sont disponibles : fournisseurs d’une part et clients de l’autre.
La gestion des factures fournisseurs
Facturation électronique ne signifie pas simplement réception des factures et paiements. Les processus bien plus élaborés sont les suivants :
- Les commandes sont envoyées par différents canaux.
- Un guichet unique de réception centralise toutes les factures, quel que soit leur format.
- Les données réglementaires et métiers sont vérifiées.
- Les circuits de validation, de rapprochement des factures et d’imputation comptables sont automatisés et optimisés.
- Le paiement est généré automatiquement et de manière sécurisée.
- Les litiges avec les fournisseurs sont pris en charge.
- La connaissance des flux de paiement est suivie en temps réel.
La gestion des factures clients
Le pilotage des factures clients est aussi un processus regroupant diverses opérations :
- Le traitement des commandes, des factures et des données est automatisé.
- Le contrôle des données est centralisé.
- Les factures sont dématérialisées.
- Elles sont adressées à chaque client au format attendu par ce dernier.
Passez à la facture électronique sans attendre que la loi vous l’impose. Pourquoi attendre pour bénéficier d’un traitement rapide de vos factures et suivre votre trésorerie en temps réel ? La fluidification de vos échanges commerciaux vous permet de régler tous les litiges et d’accroître la satisfaction de vos clients.
