Lorsque l’on décide d’ouvrir un commerce, il est nécessaire de bien s’informer au préalable et de répondre à toutes les questions que l’on se pose afin de ne pas commettre une erreur qui pourrait s’avérer fatale, dès le démarrage. C’est notamment le cas du système d’encaissement : est-ce une obligation légale que de disposer d’un système d’encaissement sécurisé ? On fait le point.
Le système d’encaissement sécurisé : une obligation légale à partir du 1er janvier 2018
De nos jours, il n’est pas rare de voir encore des commerçants de proximité utiliser un cahier et une calculatrice afin de tenir leur comptabilité. Cependant, la loi fiscale 2016 a décidé d’introduire l’obligation, pour les commerçants, d’utiliser des systèmes d’encaissements sécurisés, certifiés ou attestés, sous peine d’une amende de 7 500€ par caisse.
Cette obligation, courant à partir du 1er janvier 2018, concerne tous les commerçants utilisant des systèmes de caisse, de l’épicerie à l’hypermarché. Les caisses devront être certifiées NF 525, et pas simplement « conforme NF 525 », et pourront être contrôlées par des agents de l’administration fiscale à tout moment.
Des fonctionnalités obligatoires pour annihiler les fraudes fiscales
L’article 88 de la loi de finances pour 2016 vient en effet compléter la loi de 2013, qui visait à lutter contre la fraude fiscale. Désormais, il s’agit d’obliger les commerçants à déclarer la totalité des règlements en espèces, sans tricherie possible.
En effet, certains logiciels de caisse enregistreuse permettaient d’annuler les opérations après leur enregistrement. Cela sera dorénavant impossible à compter de 2018, les nouveaux logiciels (ou leurs mises à jour) répondant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, compatibles avec les exigences de l’administration fiscale.
De plus, les commerçants devront fournir une attestation prouvant qu’ils détiennent bien un logiciel de caisse enregistreuse conforme. Il en sera de même pour les commerces ayant choisi d’automatiser leurs lignes de caisses.
Un logiciel de caisse conforme aux réglementations de la loi
Pour les commerçants n’ayant, à l’heure actuelle, aucune caisse enregistreuse, une seule solution : s’équiper et acheter du matériel récent et équipé d’un logiciel conforme. Pour les autres, il sera obligatoire de mettre à jour leur logiciel ou d’en acheter un autre si l’actuel est trop ancien pour être mis à jour.
Si les contrevenants s’exposent à une amende, les distributeurs de matériel et de logiciel de caisse enregistreuse non conformes avec la réglementation aussi. Ces amendes pourront atteindre 15% du chiffre d’affaires réalisé.
Il est donc important de s’adresser à un professionnel reconnu des terminaux de points de vente pour mettre à jour ou renouveler son matériel afin de ne pas être sanctionné. N’oubliez pas que ce dernier doit être certifié NF.
