Une entreprise dans l’exercice de son activité est dans l’obligation de garder un certain nombre de documents administratifs. Mais quels sont les délais de prescription pour ces archives d’entreprise ? Que prévoit la loi ? Pour vous donner un ordre d’idée, voici quelques éléments de réponse.
Tous les documents d’entreprise ont-ils les mêmes délais de prescription ?
Il faut savoir que le temps de conservation évolue en fonction de la nature des papiers et des obligations légales qui s’en suivent. Donc mieux vaut être bien organisés pour la conservation de ces archives, voire même pour le routage de son courrier électronique, pour ne rien perdre en chemin.
Bien organiser les archives permet de respecter les délais de prescription.
Délais d’archivage pour les documents fiscaux
Dans le cadre d’un contrôle fiscal par exemple, vous devez être en mesure de présenter à l’administration des documents justificatifs sur une période de 6 ans. Ce délai de 6 ans commence à partir de la dernière opération ou date mentionnée sur les documents.
Délais d’archivage pour les pièces comptables
Tout ce qui est registre comptable et pièces justificatives (type factures client ou fournisseur) doivent être conservés minimum 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Délais d’archivage pour les documents retraçant la gestion du personnel
Les temps de prescription ne sont pas les mêmes selon la nature des documents retraçant l’historique de la gestion du personnel. Par exemple, il vous faudra conserver pendant 5 ans les bulletins de paie (qu’ils soient sous forme papier ou numérique), alors que tous les documents relatifs aux charges sociales notamment, doivent être conservés sur une période de 3 ans.
Vous devez conserver les fiches de paie sur une période de 5 ans.
Dernier conseil : Il est bien évident que garder autant de documents au fur et à mesure de son activité prend beaucoup de place.
Parce qu’il n’est pas toujours facile de trouver un endroit adapté pour le stockage, la dématérialisation de documents reste une solution efficace pour :
– garder la main sur l’organisation de ses archives
– réduire les coûts et l’espace de stockage.
Plus d’informations sur le site de l’administration française http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml
