La dématérialisation de documents est devenue un enjeu majeur au sein des entreprises. Baisse en termes de documents papier, diminution des pertes de données, diminution des flux manuels de documents sont autant d’avantages liés à la dématérialisation de documents. Cet avantage compétitif au sein des entreprises est permis grâce à l’émergence de logiciels tels que les solutions GED (Gestion Electronique de Document) proposés sur le marché.
Dématérialisation de documents : buts et enjeux de la gestion électronique de document
La dématérialisation de documents d’entreprise répond à plusieurs objectifs :
- transformer des documents papier en données informatiques ;
- faciliter l’échange de données entre les acteurs économiques tels que les fournisseurs, les juges, les administrations.
À ce titre, les logiciels GED permettent de moderniser la gestion de documents et :
- de gagner du temps et d’abaisser les coûts ;
- de réduire les documents papiers et consommables ;
- d’améliorer les délais de paiement ;
- de sécuriser les échanges de données.
A titre d’exemple, la société BNP Paribas Real Estate a par exemple fait appel à la société CDDOC pour mettre en place une stratégie de dématérialisation de documents. La gestion électronique des documents permet en outre aux équipes de BNP Paribas Real Estate de disposer d’une base de données sécurisée.
Un système de classement adapté permet de donner plus de rapidité aux recherches et surtout, de réunir tous les documents en un même lieu (plus d’infos sur le site de CD DOC)
Utilisation des logiciels et solutions GED
Les logiciels tels que les solutions GED permettent aux entreprises de procéder à la dématérialisation de leurs documents.
Numérisation des documents papier
La dématérialisation par numérisation des documents permet en outre de scanner tous types de documents papier tels que des factures, bulletins de salaire, bons de livraison ou encore de numériser des documents puis de les stocker de manière optimale pour leur diffusion, leur archivage et leur classement.
Classement automatique des documents
Grâce à la gestion électronique de document, les documents sont classés selon une logique de classement spécifique qui peut être personnalisée par les utilisateurs.
Archivage
Les logiciels de dématérialisation de documents permettent également d’effectuer un archivage des documents et sont adaptés pour travailler sur place au sein de l’entreprise ou à distance pour chaque utilisateur.
