Un évènement professionnel est l’occasion pour les salariés, les collaborateurs et les cadres pour se divertir un peu. C’est également une opportunité pour promouvoir l’entreprise et améliorer son image, grâce à des offres promotionnelles par exemple. Pour marquer le coup, voici quelques points à savoir avant de lancer les invitations.
Évaluer le budget nécessaire à l’organisation d’un événement en entreprise
Pour organiser un événement en entreprise, il est indispensable de se poser les bonnes questions. Comme toute réception digne de ce nom, il faut avant tout estimer le budget nécessaire. En tant qu’organisateur, il s’agit d’un point important à prendre en compte. Pour éviter les mauvaises surprises, il est préférable de désigner un responsable du budget. Il se chargera de déterminer le montant à prévoir pour le matériel utilisé lors de l’évènement. Aussi, il devra tenir compte de la rémunération du personnel mobilisé dans le cadre de la soirée. Bien évidemment, un coup de main supplémentaire ne serait pas de refus.
Concrètement, cela implique de calculer le temps passé et le temps de travail avant et après la réception : le montage, les installations, les allocations de kilométrage, etc. Par ailleurs, ce coordinateur devra évaluer les frais relatifs aux dépenses matérielles à savoir, la location d’espaces, les frais de régie, etc. Aussi, il faudra planifier la logistique et les coûts qui y sont liés. En général, ces frais doivent comprendre la plateforme d’inscription, les services de voiture, les badges, etc. Au cas où le gestionnaire du budget n’a pas les qualités nécessaires pour assurer son travail, il vaudrait mieux faire appel à un professionnel qualifié.
Créer une ambiance musicale festive
Il est tout fait possible de doper la motivation d’une équipe en organisant un évènement d’entreprise. Mais il est important de créer une ambiance musicale originale et festive pour éviter l’ennui. Autrement, les participants de la fête n’hésiteront pas à rentrer quelques minutes après le début de l’événement. Et cela sera un échec pour l’organisateur. S’il tient à sa réputation, il a tout intérêt à louer un matériel de sonorisation et d’éclairage de qualité. Bien entendu, il doit confier la gestion de la sonorisation à une équipe de professionnels afin d’éviter les problèmes.
Il ne faut pas hésiter à contacter un prestataire audiovisuel pour assurer une bonne ambiance lors d’un évènement d’entreprise. Il vaut mieux se tourner vers un professionnel expérimenté pour éviter toute déception. Normalement, un spécialiste technique en événementiel, en son et lumière devrait proposer des prestations personnalisées à ses clients. Mais ce n’est pas toujours le cas. Pour faire le bon choix, il convient de visiter le site web de chaque prestataire. S’il propose des solutions techniques sur-mesure (diffusion live sur écran géant), c’est un très bon investissement. Mais il ne faut pas oublier de comparer les offres avant toute prise de décision.
