Organiser un évènement d’entreprise est un travail complexe, qui demande une sacrée organisation : nous vous donnons 5 étapes clés pour mener à bien ce projet !
1. Définir les objectifs et la cible de votre évènement
Bien évidemment, c’est d’abord la définition claire de vos objectifs de communication et de votre cible qui restent les garants d’un évènement réussi. Quels sont les objectifs à atteindre : créer une meilleure cohésion d’équipe, faire découvrir notre société ? Notre cible est-elle interne ou externe, s’agit-il de partenaires ou de clients ? En fonction de ces réponses votre évènement sera très différent.
2. Définir le thème, choisir le lieu et la date et cadrer le budget
Pour réussir votre évènement, il faudra étonner vos invités. En effet, même l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne se résume pas à la location d’une salle équipée d’un rétroprojecteur. Prenez en considération votre cible et essayez de lui offrir une soirée ou une journée originale, dont elle se souviendra longtemps. Côté budget, il est très important de le définir dès le départ pour éviter toutes les déconvenues.
3. S’entourer des bons prestataires
Pour un évènement réussit, le choix de vos prestataires évènementiels est essentiel. Il vous permettra de bénéficier d’un atout professionnel, gage de réussite en cette journée souvent stressante. Traiteur, location de mobilier, régie technique : les prestataires sont nombreux et un état des lieux s’impose avant de les choisir.
4. Réaliser un rétroplanning et utiliser les bons outils
Pas d’évènement sans outils dédiés ! Rétroplanning, tableaux de bord, mais aussi tableaux comparatifs ou rédaction d’un cahier des charges voire d’un storyboard, attention à ne rien oublier pour être vraiment bien organisé le jour J.
5. Mesurer le ROI et la satisfaction de vos invités
Pendant le déroulement de votre évènement et les jours suivant, transmettez à vos invités un questionnaire de satisfaction pour comprendre si votre évènement a vraiment été efficient sur vos différentes cibles. Un debrief en groupe peut aussi être pertinent. Le tout est de s’améliorer pour les suivants !
