Dans tous les secteurs, les entreprises ont besoin à un moment donné de gérer et partager des documents. C’est là qu’une solution GED peut entrer en jeu pour faciliter ces échanges et cette collaboration. Les logiciels GED permettent en effet de régler certains soucis existants résultant de la mauvaise gestion des documents mais aussi proposer des solutions à des objectifs ou des problématiques stratégiques. Cependant, il n’est pas toujours facile d’implémenter une nouvelle solution au sein d’une entreprise et de faire adhérer tous les collaborateurs au changement. Voici donc quelques conseils lorsqu’il s’agit d’implémenter une solution GED.
GED signifie Gestion Electronique des Documents.
Définir ses besoins
Pour implémenter correctement une solution GED il est primordial de connaître les besoins de l’entreprise, à la fois au niveau global mais aussi un peu plus précisément dans chaque service ou département. Il faut également définir les priorités, les fonctions que le logiciel doit remplir, les phases de déploiement mais aussi repérer les contraintes et les exigences, comme par exemple que la GED soit couplée à l’ERP (Entreprise Resource Management) ou bien le fonctionnement en parallèle avec un logiciel PLM.
Répondre aux questions
L’implémentation de la nouvelle solution GED va clairement avoir un impact sur le quotidien de tous les salariés. Il va donc y avoir des ajustements dans l’organisation de chacun et il est normal que cela fasse remonter des questions. Il faudra donc que les parties prenantes du projet soient disponible pour répondre aux questions des collaborateurs et les accompagner correctement dans la prise en main de cette nouvelle solution de gestion.
Déployer progressivement
Une des mise en route plébiscitée est le découpage en différentes étapes. Cela permet d’accompagner les collaborateurs progressivement et chacun peut s’approprier petit à petit la solution. Lorsque la première étape est validée on peut passer à la suivante et ainsi de suite. De cette manière, on s’assure qu’aucun problème n’est laissé sans solution en cours de route et l’implémentation se fait finalement plus rapidement et de façon stable.
Impliquer tout le monde
Enfin, il ne faut pas oublier de communiquer sur l’implémentation de cette solution. Plus les collaborateurs se sentiront impliqués, plus ils accueilleront la solution de manière positive. Il faut que la direction soit transparente mais aussi que le fournisseur de la solution se rende disponible pour dispenser les formations nécessaires et le support adéquat. Il faut donc prendre le temps durant la mise en place pour finalement disposer d’une solution performante et acceptée de tous.
