Pour un séminaire de travail, une conférence ou un salon, le lieu doit remplir des critères précis qui joueront en faveur de la réussite de votre manifestation professionnelle. Voici quelques conseils pour choisir le meilleur endroit pour votre événement.
1) Choix de la structure
Le lieu de votre événement doit être choisi avec une attention toute particulière. En effet, il doit être en adéquation avec le message et l’image de l’entreprise. L’emplacement de la structure est capital pour la réussite de votre événement. Si vous choisissez un centre de congrès à Lyon par exemple, assurez vous qu’il soit facile d’accès pour que vos invités ou visiteurs puissent y parvenir facilement. Ainsi, on préférera un espace près d’une autoroute, d’une gare ou éventuellement près d’un aéroport, surtout si on invite des conférenciers étrangers.
2) Prendre en compte la surface de la structure
Lorsque vous avez ciblé les structures qui pourraient être en adéquation avec votre projet événementiel, il est important de prendre en compte la taille de la salle. Elle ne doit être si trop grande ni trop petite. Pour cela, pensez à fixer le nombre d’invités pour connaître la capacité de salle nécessaire et comptez 10% de personnes en plus. Ainsi, vous pourrez vous faire une idée de la surface nécessaire pour que vos invités puissent circuler confortablement durant votre salon ou séminaire à Lyon, Paris ou Marseille. Enfin, certaines structures proposent des salles entièrement modulables pour adapter l’espace à vos besoins et envies !
3) Prestations techniques
Pensez à définir le type d’équipement qui vous sera nécessaire lors de votre conférence, c’est ce qui vous guidera dans le choix du centre de conférence. Vous aurez peut-être besoin de matériel multimédia ou prestations techniques telles la sonorisation, l’éclairage, la videoprojection, ou encore la traduction simultanée…dans ce cas, il est intéressant de vérifier que le centre de conférence ou salle de réunion de Lyon ou ailleurs dispose déjà de toutes ces installations.
4) N’oubliez pas le traiteur !
Buffet pour le Congrès Experts comptables. Source: www.espacetetedor.com
La nourriture n’est pas à négliger lors d’un événement professionnel, car vos invités se souviendront sûrement de ce qu’ils ont mangé surtout si cela ne leur plaît pas. Il est donc important de choisir un endroit qui dispose de services de restauration afin de vous offrir les meilleures prestations culinaires sans devoir engager une équipe de restauration qui pourrait vous coûter cher.
Enfin, avant de choisir définitivement le lieu qui accueillera votre futur projet événementiel, pensez à visiter les lieux.
Pour plus d’informations: www.espacetetedor.com
