La transition numérique et la digitalisation progressive de nos activités nous ont conduits à emmagasiner de très nombreuses informations sous forme digitale. C’est notamment le cas des entreprises, qui ont progressivement numérisé toutes les informations les concernant, comme les factures, les courriers, etc. C’est aussi le cas des particuliers qui utilisent dorénavant de nombreuses applications pour leurs démarches administratives au quotidien. L’utilisation d’un coffre-fort numérique peut alors s’imposer pour sécuriser ses documents. Mais qu’en est-il exactement ? On fait le point.
Le coffre-fort numérique : quelques éléments de définition
Le coffre-fort numérique fonctionne à l’image d’un coffre-fort traditionnel, c’est-à-dire sécurisé des documents pour éviter que ceux-ci ne tombent dans les mains de n’importe qui. Il est devenu, en l’espace, de quelques années à peine, comme l’un des principaux outils de la transition numérique.
Il a pour vocation à conserver et sécuriser tout type de documents. À ce titre, il s’agit d’un espace de stockage personnel sécurisé. Il peut être mis en place dans un cloud ou tout simplement sur un serveur interne à une entreprise. Ce type de coffre-fort permet également de classe, d’archiver et de trier des documents électroniques.
Mode et principe de fonctionnement du coffre-fort numérique
Le principe de fonctionnement du coffre-fort numérique est relativement simple. En effet, cet espace agit comme un véritable coffre-fort. Seules certaines personnes y ont accès pour y stocker et retirer des documents qui s’y trouvent. Ainsi, plusieurs facteurs d’authentification permettent d’y accéder et d’y retirer des documents.
À cela s’ajoute le fait que les documents qui y sont placés sont cryptés grâce à plusieurs clés de sécurité. Cela permet d’éviter la lecture de ces documents même s’ils venaient à être dérobés.
Comment mettre en place un coffre-fort numérique au sein de son entreprise
Toutes entreprises possèdent bien souvent des documents confidentiels liés à ses activités, à sa santé financière ou à ses problèmes en interne. À ce titre, il est indispensable de sécuriser le mieux possible ces documents, et ce, bien plus encore lorsque l’on constate le nombre de piratages informatiques dont sont victimes les entreprises en France.
La mise en place d’un coffre-fort numérique demande bien souvent l’intervention d’un professionnel informatique. Certaines entreprises offrent d’ailleurs ce service pour la mise en place d’un coffre-fort numérique, comme c’est le cas de Digiposte notamment.
Ainsi, un coffre-fort numérique est un espace personnel sécurisé dans lequel on peut stocker des documents électroniques en toute sécurité. Aujourd’hui, la mise en place de ce système est bien souvent indispensable pour de nombreuses entreprises.
